Medewerker Secretariaat (32 uur, Utrecht)

Dit vind jij leuk om te doen
Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Binnen het secretariaatsteam, lever je hier een bijdrage aan en kun je jouw idealen, ideeën en oplossingen verbinden aan onze ambities.

Het secretariaat van onze vestiging in Utrecht bestaat op dit moment uit 4 secretariaatsmedewerkers. Er zijn daarnaast nog een aantal andere secretariaatsteams, bestaande uit 35 secretariaatsmedewerkers  en 2 teammanagers.
Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.
 
Als secretariaatsmedewerker ben je hét aanspreekpunt voor collega’s die werkzaam zijn binnen de vestiging Utrecht. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd
• Het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en voor het regelen van vergaderzalen
• Algemene en facilitaire werkzaamheden om de gehele vestiging zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, zoals het aanmaken van Purchase Order nummers, het bestellen van lunches, et cetera
• (Digitaal) Ondersteuning bieden aan secretariaten van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties
• Receptiewerkzaamheden tijdens pauze en afwezigheid van de receptioniste

Jouw werkdagen zijn bij voorkeur de maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. De werktijden zijn in overleg. In de eerste weken zul je veel op kantoor zijn om goed ingewerkt te worden en je collega’s te leren kennen. Later is het mogelijk om 1 of 2 dagen thuis te werken, in goed overleg.

Wat jou de ideale aanwinst maakt voor ons team:

• Een afgeronde MBO-opleiding op secretarieel gebied
• Minimaal 3-5 jaar relevante en aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie
• Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief
• Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten.
  Affiniteit met Office365 en Teams is een pré
• Je bent in staat om voortdurend te schakelen, werkt oplossingsgericht, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem
• Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling)

Waarom kies jij voor TAUW?

• Je werkt aan maatschappelijk relevante projecten
• Een cultuur waarin je ambities kan nastreven
• Een werkomgeving met een grote diversiteit aan collega’s
• Een internationaal netwerk van collega’s, partners en opdrachtgevers
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling via coaching en begeleiding
• Toegang tot de TAUW University
• Je krijgt een jaarcontract, met de intentie om voor onbepaalde tijd met elkaar door te gaan
• Wij vinden het belangrijk dat jij je snel thuis voelt. We besteden dan ook veel aandacht aan jouw inwerktraject: de InTAUWductie

Dit is wat we jou bieden naast je salaris
Je hebt minimaal 30 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra verlof aan te kopen en een uitstekende pensioenregeling. Tevens bestaat de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken. Je krijgt een thuiswerkvergoeding en TAUW richt jouw thuiswerkplek in.
 
Onze unieke bedrijfsstructuur
Onze mensen zijn onze belangrijkste waarde. Daarom zijn we trots op onze bedrijfsstructuur: alle vaste medewerkers krijgen de kans om mede-eigenaar te worden van TAUW. Samen bereiken we onze resultaten en daar heeft iedereen een even groot aandeel in. Bij een vaste aanstelling krijg jij alvast de eerste vijf aandeelcertificaten cadeau.
 
Vitaliteit en plezier
Daarnaast vinden we het belangrijk dat we plezier hebben met elkaar, gezond en vitaal blijven. Daarvoor organiseren we verschillende activiteiten en programma’s.
 
LIVE YOUR AMBITION en solliciteer!
Enthousiast? Solliciteer direct, via de button ‘solliciteer’. Dit kan ook als deze rol jou op het lijf geschreven is, maar je vaardigheden of ervaring niet volledig aansluiten op het gevraagde profiel. Wij kijken uit naar jouw cv en motivatie!

Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem contact op met Jane Boedhram, Teammanager Secretariaat, via 06-15026287 of jane.boedhram@tauw.com.
 
Online selectietesten maken deel uit van de selectieprocedure. Vragen over het sollicitatieproces kun je stellen aan één van onze Recruiters via Recruitment@tauw.com.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, delen wel.
TAUW is een Europees advies- en ingenieursbureau met een sterke positie in milieuadvies en het haalbaar maken van duurzaamheid. Met 1.200 toegewijde professionals geeft TAUW dagelijks vorm aan een vitale leefomgeving. Vanuit onze kernwaarden Care, Connect en Improve krijg je de ruimte om jouw idealen, ideeën en oplossingen te verbinden aan onze ambities.
 
It’s not just a daily job, it’s…
… a living ambition