Medewerker Business Support (secretariaat) Amsterdam

Kan jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support team (secretariaat) in Amsterdam versterken!  

Medewerker Business Support (secretariaat) Amsterdam

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support draag je onder andere bij aan correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken. Is deze uitdaging jou op het lijf geschreven? Kom dan jouw idealen, ideeën en oplossingen verbinden aan onze ambities! We zoeken op dit moment een collega voor het team in Amsterdam. 

Het Business Support team van onze vestiging in Amsterdam bestaat op dit moment uit drie collega’s, waar jij nauw mee zal samenwerken. Er zijn daarnaast nog een aantal andere Business Support teams, bestaande uit in totaal 37 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de zes verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

VACATURE INFORMATIE

SHARE:

SHARE:

Hier word jij enthousiast van

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW-collega’s die werkzaam zijn binnen de locatie Amsterdam of Eindhoven. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en houdt je bezig met:

  • Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd
  • Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen
  • Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, zoals het aanmaken van Purchase Order nummers, het bestellen van kantoorartikelen, het bestellen van lunches, boeken van hotels en/of reizen et cetera
  • Het bieden van (digitale) ondersteuning aan secretariaten van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties
  • Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld jubilea, recepties en workshops. Denk aan het uitnodigen van sprekers, de agenda opstellen, zalen reserveren, de aanwezigheidslijst bijhouden en het maken van naamkaartjes. 
  • Het behandelen van inkomende en uitgaande post
  • Ontvangst van bezoekers
  • Aannemen van telefoonverkeer via Teams Voice
  • Het beheren van verschillende systemen, bijvoorbeeld CRM

Het betreft een functie voor 28 uur per week, verspreid over maandag, dinsdag, woensdag en donderdag (Amsterdam). In verband met de bereikbaarheid zijn er vaste werktijden van 08.30 tot 17.00 uur. Het is mogelijk om gedeeltelijk thuis te werken, je werkt voor in ieder geval de helft van de tijd op kantoor. De eerste tijd zal volledig op kantoor zijn, om goed ingewerkt te kunnen worden. Ook kan het in de eerste periode nodig zijn om af en toe op andere locaties te werken, om te zorgen voor een goed inwerkproces. In overleg met je teammanager en de directe collega’s zullen ook de verschillende taken nader afgestemd worden.
 
Ons MBO startsalaris bedraagt EUR 2.430,00. Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.430,00 tot EUR 3.234,00 bruto bij een fulltime dienstverband.
 

Wat jou de ideale aanwinst maakt

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde MBO opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

  • Stage-ervaring in soortgelijke werkzaamheden is een pré
  • Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief
  • Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten. Affiniteit met Microsoft Office365 en Teams is een pré
  • Je bent in staat om voortdurend te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem
  • Je vindt het leuk om afwisseling in je werk te hebben. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 uur gevraagd wordt om een overleg te plannen voor de volgende ochtend. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moeten worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen
  • Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling)
  • Jij doet het agendabeheer voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen

 
Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!
 

Waarom TAUW?

Minimaal 30 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra verlof aan te kopen, en een uitstekende pensioenregeling.

Daarnaast krijg je bij ons veel vrijheid: jij bepaalt waar je werkt en wanneer.

Werk je regelmatig thuis? Je krijgt een thuiswerkvergoeding en TAUW richt jouw thuiswerkplek in.

Onze mensen zijn onze belangrijkste waarde. Daarom zijn we trots op onze bedrijfsstructuur.

Alle vaste medewerkers krijgen de kans om mede-eigenaar te worden van TAUW. Samen bereiken we onze resultaten en daar heeft iedereen een even groot aandeel in. Bij een vaste aanstelling krijg jij alvast de eerste vijf aandeelcertificaten cadeau.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat we plezier hebben met elkaar, gezond en vitaal blijven.

Daarvoor organiseren we verschillende activiteiten en programma’s.

Daarnaast kan je altijd blijven groeien en jezelf ontwikkelen door deel te nemen aan TAUW University.

Sollicitatie­procedure

LIVE YOUR AMBITION!

Wij zijn op zoek naar toegewijde professionals met passie voor hun vak. Mensen met dromen, idealen én ambities. Heb jij zin om jouw dromen waar te maken bij TAUW en daarmee bij te dragen aan een vitale leefomgeving voor de generaties van vandaag én morgen?

Solliciteer direct via het formulier hieronder. Dit kan ook als deze rol jou op het lijf geschreven is, maar jouw kennis of ervaring niet volledig aansluit op het gevraagde profiel.

Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Meer weten over deze vacature?

Neem dan contact op met een van onze collega’s! Ze denken graag met je mee en beantwoorden al jouw vragen!

Jane Boedhram

Teammanager Business Support

  0615026287

Inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met Jane Boedhram.

Romy Gerritsen

HR adviseur en Corporate Recruiter

  0615415038

Vragen over het sollicitatieproces? Neem contact op met Romy Gerritsen.

Clara ten Napel - Wierda

Teammanager Business Support

  0621839489

Vragen over de functie en werkzaam­heden? Neem contact op met Clara ten Napel - Wierda.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, delen wel!

TAUW nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Schrijf je in en ontvang maximaal 5 keer per jaar onze nieuwsbrief.

Aanmelden
speeddate

*Met het gebruiken van dit formulier ga je akkoord met ons privacybeleid.

Als Trainee Ruimtelijke Ontwikkeling...

…draag je direct én zichtbaar bij aan de leefomgeving. Projectontwikkelaars, (industriële) bedrijven, woningbouwcorporaties en overheden: allemaal kunnen ze bouwen op jou! Je adviseert, samen met jouw projectteam, opdrachtgevers over ruimtelijke procedures. Hier komt veel bij kijken: vergunningsaanvragen, het vertalen van de resultaten van milieuonderzoeken, milieueffectrapportages, het adviseren van de opdrachtgever bij het maken van keuzes en de vertaling naar producten en procedures. Je werkt aan verschillende projecten tegelijkertijd, zoals bijvoorbeeld MIRT-verkenningen Papendrecht-Gorinchem, Verkenning Oostvaardersoevers, provinciale mobiliteitsprojecten, zoals de N233 en N201 of aan project De Nieuw Kern.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Ruimtelijke Ontwikkeling:

Als Trainee Ruimtelijke Ontwikkeling houd jij je onder andere bezig met:

Als Trainee Projectmanagement, Projectbeheersing en Contractvorming ...

…ben jij dé expert op het gebied van projecten. Binnen een projectorganisatie zoals TAUW is dat een flinke uitdaging, want projecten zijn onze core business! Waar andere collega’s specialist zijn op inhoud, ben jij degene die het overzicht houdt over het geheel. Je overziet de acties, risico’s, budgetten en scope en je bent in staat om deze te bewaken. Dit doe je niet alleen: je werkt samen met adviseurs, projectbeheersers, risicomanagers en contractspecialisten. Voorbeelden van projecten zijn MIRT-verkenningen Papendrecht-Gorinchem, Contractering dagelijks beheer en onderhoud vaarwegen provincie Zuid- Holland en Verkenning Oostvaardersoevers.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Projectmanagement:

Als Trainee Projectmanagement houd jij je onder andere bezig met:

Als Proces­begeleiding en Omgevings­management...

…maak jij het verschil: door oog te hebben voor de wensen van alle betrokken partijen, zorg je ervoor dat projecten soepel verlopen en dat iedereen zich gehoord voelt. Je werkt aan verschillende projecten tegelijkertijd. Denk aan een wijkuitvoeringsplan, klimaatadaptatie en -beleid, herontwikkeling van landelijk gebied en infrastructurele projecten. Overal waar wij werken, staan we in verbinding met omwonenden, bedrijven, en overheden. Door jouw skills op het gebied van procesbegeleiding weet jij belanghebbenden te betrekken voor een effectieve samenwerking.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Proces­begeleiding en Omgevings­management:

Als Trainee Proces­begeleiding en Omgevings­management houd jij je onder andere bezig met:

Als Trainee Industriële Transities...

…draag jij bij aan het toekomstbestendig maken van de industrie en bedrijventerreinen. Milieu- en klimaatproblematiek en de veranderende wetgeving zorgen er voor dat overheden en bedrijven anders moeten kijken naar de inrichting van de werk- en leefomgeving en het gebruik van grondstoffen. Er ontstaan verschillende transitieopgaven: denk aan de chemie- en energietransitie, klimaatverandering, circulaire economie en digitalisering. Jij gaat samen met je collega’s deze transitieopgaven vertalen naar concrete ambities, beleid en praktische oplossingen. Je werkt aan projecten zoals het berekenen van broeikasgasuitstoot en reductiepotentie bij een gemeente.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Industriële Transities:

Als Trainee Industriële Transities houd jij je onder andere bezig met:

Als Trainee Dataspecialist Water en Natuur...

draag jij bij aan een duurzame wereld door jouw data-skills in te zetten voor groenblauwe opgaves. In de snel veranderende wereld hebben onze klanten steeds complexere behoeften, waarbij digitale oplossingen essentieel zijn om de toekomst vorm te geven. Jij bent expert op het gebied van data en hebt affiniteit met de werkvelden ecologie en water. Denk bijvoorbeeld aan projecten zoals Dijkverbetering Meanderende Maas, Natuurontwikkeling De Oeverlanden of Systeemgericht advies en bodemonderzoek voor stikstofgevoelige habitattype landgoed Junne.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Dataspecialist Water en Natuur:

Als Trainee Dataspecialist Water en Natuur houd jij je onder andere bezig met:

Als Trainee Civiele Techniek...

ben jij de analytische denker die innovatieve oplossingen bedenkt én ontwerpt voor uitdagende technische vraagstukken. Jouw grootste uitdaging is om in samenwerking met andere disciplines tot veilige, innovatieve en technische oplossing te komen die passen binnen de kaders van de opdrachtgever en beperkingen van de omgeving. Samen met collega’s sta je aan de tekentafel van een toekomstbestendig Nederland. Je bent actief in projectteams van verschillende omvang en vindt daarin jouw eigen weg. De diversiteit aan projecten is enorm. Voorbeelden zijn de dijkverbetering Meanderende Maas, renovatie van gemaal Middelpolder, het herinrichten van de binnenstad van Eindhoven en het verduurzamen van Eindhoven Airport.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Civiele Techniek:

Als Trainee Civiele Techniek houd jij je onder andere bezig met:

Als Trainee Water en Bodem Sturend...

…bijt jij je vast in de uiteenlopende gebiedsopgaven in het stedelijk en landelijk gebied. Denk aan opgaven zoals de stikstofcrisis, klimaattransitie, KRW- en Natura 2000-doelen en daarbij natuurlijk de wens (en landelijke beleidslijn) om water en bodem meer sturend te laten zijn. Tijdens jouw Traineeship ga je aan de slag met complexe vraagstukken op het gebied van gezonde water- en bodemsystemen, schoon en voldoende grondwater, transitieopgaven in de ondergrond en natuurlijk systeemherstel.

Dit maakt jou de ideale aanwinst voor het Traineeship Water en Bodem Sturend:

Als Trainee Water en Bodem Sturend houd jij je onder andere bezig met:

bedankt voor je aanvraag!

Leuk dat je wilt speeddaten met één van onze oud trainees. We nemen zo snel mogelijk contact met je op om je afspraak te finaliseren.